Ákvörðun um samræmd viðmið rafrænna reikninga

Haustið 2014 hóf ICEPRO kynningarherferð vegna ákvörðunar fjármálaráðherra um innleiðingu rafrænna reikninga frá 1. janúar 2015. Fundirnir voru vel sóttir og fjöldi fyrirtækja fylgdi tilmælum ráðherra um að fylgja tækniforskriftum Staðlaráðs. Við innleiðinguna kom í ljós að enn meiri hagræðingu mætti ná með frekari samræmingu.

Það er hlutverk ICEPRO að vinna að hagkvæmri innleiðingu rafrænna viðskipta og því var stofnaður starfshópur nokkurra fyrirtækja, einkum úr verslunar- og hugbúnaðargeiranum. Haldnir hafa verið á annan tug vinnufunda og niðurstaða náðist um samræmda notkun eiginda í tækniforskrift TS-136.

Stuðst er við staðalinn OASIS Universal Business Language (UBL) v2.1 (ISO/IEC 19845). Með því er horft til lengri framtíðar. Búið var til ítarlegt dæmi um rafrænan reikning samkvæmt staðlinum. Dæmið var sent öllum skeytamiðlurum til fullgildingar (valdiation) og stóðst það alla prófun.

Starfshópurinn hefur nú lokið störfum. Niðurstaðan eykur sjálfvirkni í bókunum rafrænna reiknnga. Þetta er útgáfa ICEPRO á "ákvörðun um samræmd viðmið" við notkun tækniforskrifta Staðlaráðs.

Samræmd ákvörðun: ICEPRO-SamAkv01-2016-0122.pdf

Dæmi um rafrænan reikning: ICEPRO-SamAkv01-RR-2016-0122-TS136-viðbætur.xml.txt

Nánari upplýsingar veitir:

Bergljót Kristinsdóttir
Framkvæmdastjóri ICEPRO
Sími: 510-7102
Netfang: icepro@icepro.is
Vefur: www.icepro.is

Rafrænir reikningar tryggingarfélaga

Tryggingarfélög

Á árinu 2016 vann ICEPRO með trygginarfélögum að útgáfu rafrænnna reikninga samhliða tryggingarskírteinum. Ákveðið var að byggja á tækniforskrift TS-136 um rafrænan reikning og snerist verkefnið um að samræma hvernig félögin senda upplýsingar rafrænt.

Í októberlok voru kynnt drög að skjali sem nefndist "viðmið fyrir rafræna reikninga tryggingarfélaga", þar sem fjallað er um samræmd heiti eiginda og vöruflokkunarnúmera yfir tryggingar, í samræmi við það sem gerist í Evrópu.

Lokadrög voru send tryggingarfélögunum til samþykktar og síðan félögum ICEPRO til yfirlestrar og umsagnar. Nú er komið að útgáfu þessara viðmiða.

Í kjölfarið var unnið að samræmingu á rafrænum tjónareikningum til tryggingarfélaga. 

Handbók um rafræn innkaup

Íslensk handbók fyrir rafræn innkaup í XML kom út í janúar 2007 og var endurútgefin í desember 2007. Þetta eru samnorrænar leiðbeiningar um notkun XML staðalsins UBL 2.0 frá OASIS. Í þeim er tekið tillit til þarfa Íslendinga varðandi rafræn skjöl. Samræmdar XML sendingar rafrænna reikninga, pantana og vörulista geta nú átt sér stað á milli Íslands og Norðurlanda. 
 
Leiðbeiningarnar eru gefnar út af NES (North-European Subset) hópnum. Í honum eiga sæti fulltrúar Íslands, Danmerkur, Noregs, Svíþjóðar, Finnlands og Englands. Leiðbeiningarnar eru þýddar og staðfærðar á vegum ICEPRO.
 
Íslensku handbókina er að finna á hér: Handbók rafrænna viðskipta - 110.pdf 
Sjá einnig vef NES hópsins: www.nesubl.eu     
 
Verkefnið var styrkt myndarlega af Fjármálaráðuneytinu, Iðanaðar- og Viðskiptaráðuneytinu, Samtökum Atvinnulífsins, Samtökum Iðnaðarins og Samtökum Banka og Verðbréfafyrirtækja.
Tíu manna tækninefnd tók þátt í endurskoðun íslensku handbókarinnar og um 60 aðilar fengu drög til umsagnar.

OpenPEPPOL notkunarleiðbeiningar

Rafrænir reikningar og pantanir bjóða upp á mikla einföldun verkferla í afgreiðslu og bókhaldi. Mikil hagræðing felst í rafrænum viðskiptum þar sem mótaðilar nota sömu aðferðir. Ávinningur af hagræðingunni næst með samstilltu átaki tveggja eða fleiri aðila.

Eitt er að nota sömu staðla við reikningagerð og móttöku. Annað er að nota sama burðarlag.

Árið 2012 rann á enda í Evrópu stórt burðarlagsverkefni sem nefnist PEPPOL (Pan-European Public eProcurement On-Line). PEPPOL leiðin myndar burðarlag undir samræmd rafræn innkaup í Evrópu.

OpenPEPPOL samtökin eru nú tekin við af PEPPOL. Þetta eru hagnaðarlaus (non-profit) alþjóðasamtök, stofnuð 1. september 2012 og eru rekin samkvæmt belgískum lögum (Association Internationale Sans But Lucratif – AISBL). http://www.peppol.eu/about_peppol

Alþjóðaviðskipti hafa færst mjög í vöxt, eins og vart hefur orðið við hér á landi. ICEPRO mælir eindregið með því að Íslendingar taki þátt í starfi OpenPEPPOL samtakanna. http://www.ut.is/rafraen-vidskipti/fraedsla/frettir/nr/4546

Hérlendir þjónustuaðilar geta nú þegar tengst PEPPOL netinu. Ekkert er því til fyrirstöðu að rafræn skeyti séu send og móttekin innanlands um Peppol netið. Því er brýnt að allir beiti sömu aðferðum við notkun þess.

Til þess að tryggja samræmda notkun OpenPEPPOL hefur ICEPRO gefið út leiðbeiningar um notkunina.  peppol_yfirlit JP01-GB01.doc  Þær hafa þegar verið kynntar fyrir þjónustuaðilum og er að finna á vef ICEPRO: http://www.icepro.is/Pages/NewsInfo.aspx?id=167 

Afurðir CEN/BII vinnunefndar

Staðlasamtök Evrópu (CEN) hafa gefið út CWA samþykktir fyrir rafræn innkaup.

Vinnunefndin WS/BII (Workshop on 'Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe') hefur lokið 26 umgjörðum, sem snerta rafræn innkaup, sjá lista neðst. Samþykktirnar ná yfir innihaldslýsingar skeyta, dæmi, leiðbeiningar, verkfæri, svo og samræmdar tillögur um málskipan XML skjalanna.

Rafræn viðskipti hafa verið stunduð hérlendis árum saman. EDI sendingar sem rafrænar tollskýrslur, beingreiðslur, reikningar, pantanir, farmbréf, lyfseðlar o.m.fl. hafa tíðkast hér um 20 ára skeið og sparað þjóðarbúinu stórfé. Nú gefst tækifæri til að taka upp hentugri, ódýrari og alþjóðlegri staðal.

XML ívafsmálið er sniðið fyrir samskipti um veraldarvefinn. Handbókin "rafræn innkaup með XML" er íslensk handbók um viðskiptaferla og rafræn skeyti, svo sem reikninga, pantatnir og vörulista. Bókina, sem er ókeypis, er að finna á vef ICEPRO www.icepro.is.

Niðurstöður CEN/BII vinnunefndarinnar eru birtar á http://spec.cenbii.eu/. Þar er einnig að finna yfirlit yfir hvaða skeyti tilheyra tiltekinni umgjörð. ICEPRO veitir fúslega nánari upplýsingar um málið.

Listi yfir útgefnar umgjarðir (profiles)

01 - Catalogue only
02 - Catalogue update
03 - Order only
04 - Invoice only
05 - Billing
06 - Procurement
07 - Procurement with invoice dispute
08 - Billing with dispute and reminder
09 - Customs bill
10 - Tender Notification
11 - Qualification
12 - Tendering Simple
13 - Advanced Procurement with Dispatch
14 - Prior Information Notice
15 - Scanned invoice
16 - Catalogue deletion
17 - Multi Party Catalogue
18 - Punch Out
19 - Advanced Procurement
20 - Customer Initiated sourcing
21 - Statement
22 - Call for Tender
23 - Invoice only with dispute
24 - Attached Document
25 - Status Request
26 - Retrieve Business Document

Bláa bókin - íslensk EDI skeyti

Lýsingu EDI skeyta og tæknilegar útfærslur má sjá í "Bláu bókinni" svokölluðu, en hana má finna hér: Bláa bókin um EDI.

Á liðnum árum hefur ICEPRO aðlagað fjölda EDIFACT skeyta að íslenskum aðstæðum. Þau eru:

Skeyti       Merking                                    Íslenskt heiti

AUTHOR  Authorisation                           Heimild

BANSTA   Banking Status                        Svarskeyti í greiðslumiðlun

CREADV   Credit Advice                         Tilkynning um innlegg

CUSCAR   Customs Cargo Report           Farmskrá

CUSDEC   Customs Declaration              Tollskýrsla

CUSRES   Customs Response                 Tollsvar

DEBADV   Debit Advice                          Tilkynning um úttekt

DESADV   Despatch Advice                    Afgreiðsluseðill/Vörufylgibréf

DIRDEB   Direct Debit                             Beingreiðslur

FINSTA   Financial Status                        Reikningsyfirlit

IFTMAN   Arrival Notice                          Komutilkynning

IFTMCS   Instruction Contract Status     Svar við fraktbókun

IFTMIN   Instruction                                Fraktbókun

INVOIC   Invoice                                     Reikningur

MEDPRE   Medical Prescription             Lyfseðill

ORDCHG   Order change                       Breyting á pöntun

ORDERS   Purchase Order                    Pöntun

ORDRSP   Order Response                   Svar við pöntun

PARTIN   Party Information                  Upplýsingar um aðila

PAYEXT   Extended Payment Order    Fjölgreiðslubeiðni

PAYMUL   Multiple Payment Order      Fjölgreiðslubeiðni

PAYORD   Payment Order                   Greiðslubeiðni

PRICAT   Price Catalog                       Verð- og vörulisti

REMADV   Remittance Advice           Greiðsluupplýsingar

RETANN   Returns Announcement    Vöruskil

SLSFCT   Sales Forecast                    Söluspá

SLSRPT   Sales Report                      Söluskýrsla